Lập kế hoạch mộtdi dời phòng thí nghiệmkhông bao giờ là công việc “đóng gói và di chuyển” đơn giản. Làm thế nào để bạn tháo rời các thiết bị thí nghiệm nhạy cảm một cách an toàn? Mẫu phòng thí nghiệm có bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển không? Dụng cụ quý giá sau khi di chuyển có còn được hiệu chỉnh và nguyên vẹn không? Thiết bị có thể tồn tại sau khi di dời và chạy trơn tru ở địa điểm mới - không và có thiếu thứ gì khi thiết bị đến không?
Bước một: Thiết lập các quy tắc di dời rõ ràng
- Phân công chính xác nhiệm vụ và quyền sở hữu của nhóm cho từng giai đoạn di chuyển
- Tìm kiếm ý kiến nội bộ của công ty từ người quản lý phòng thí nghiệm, nhân viên an toàn và người dùng cuối
- Xây dựng các biện pháp giảm thiểu rủi ro-thích hợp trước khi chạm vào bất kỳ thiết bị nào
- Xây dựng kế hoạch dự phòng để ứng phó với các tình huống bất ngờ trong quá trình vận chuyển hoặc thiết lập
Theo kinh nghiệm của chúng tôi, các phòng thí nghiệm bỏ qua giai đoạn lập kế hoạch này hầu như luôn phải đối mặt với sự chậm trễ có thể tránh được - thường là do trách nhiệm đối với một thiết bị hoặc lô mẫu cụ thể chưa bao giờ được giao rõ ràng cho một người.
Bước hai: Thực hiện theo quy trình di dời thiết bị phòng thí nghiệm chi tiết
Dừng vận hành thiết bị thí nghiệm một cách an toàn, sau đó tiến hành đóng gói, đóng thùng, mở hộp theo hướng dẫn của nhà sản xuất
Xử lý các vật liệu nguy hiểm một cách chính xác trong quá trình vận chuyển, tuân theo các bảng dữ liệu an toàn hiện hành
-Bật lại kết nối mạng và CNTT của thiết bị thí nghiệm sau khi cài đặt lại thiết bị
Duy trì kiểm soát nhiệt độ trong suốt quá trình vận chuyển, đặc biệt đối với các mẫu và thuốc thử nhạy cảm với nhiệt độ-
Tuân thủ các quy định toàn cầu về vận chuyển dụng cụ thí nghiệm và các chất độc hại
Đây thường là giai đoạn mà mộtVận chuyển thiết bị phòng thí nghiệm chuyên nghiệpđối tác mang lại giá trị cao nhất - nhiều thiết bị đo chính xác yêu cầu thùng chống rung, xe tải-kiểm soát khí hậu hoặc-hiệu chuẩn lại khi đến nơi, những điều mà máy động lực thông thường không được trang bị để xử lý.
Bước ba: Phối hợp truyền thông giữa tất cả các bên liên quan
1. Xác định những người bạn cần biết
Từ nhân viên quản lý phòng thí nghiệm đến nhân viên chịu trách nhiệm của doanh nghiệp, từ các công ty vận tải được thuê chuyên nghiệp đến nhân viên quản lý của nhà cung cấp thiết bị cũng như nhân viên công ty hàng ngày và kế hoạch truyền thông bên ngoài - mỗi bên liên quan đều đóng một vai trò trong sự thành côngdự án di dời phòng thí nghiệm.
2. Chú ý lập kế hoạch trước
Xác định các vấn đề cần được giải quyết sớm, chẳng hạn như bảo hiểm vận chuyển dụng cụ trong phòng thí nghiệm, tài liệu quy định phải được xử lý trước, tiến độ giao hàng và quản lý mẫu trong phòng thí nghiệm yêu cầu kiểm soát nhiệt độ nghiêm ngặt. Việc bỏ qua bất kỳ điều nào trong số này có thể khiến toàn bộ kế hoạch di dời gặp rủi ro.
Bước bốn: Chuẩn bị kế hoạch khẩn cấp di dời phòng thí nghiệm
Lập kế hoạch trước cho nhiều tình huống khác nhau, bao gồm cả-các tình huống xấu nhất - một kế hoạch dự phòng vững chắc là điều cần thiết cho bất kỳ việc di dời phòng thí nghiệm nào
Hiểu đối tác, nhà cung cấp và nhà cung cấp bên ngoài của bạn cùng với chính sách của họ để xác định xem liệu có sự linh hoạt về thời gian nếu có vấn đề phát sinh hay không
Xây dựng kế hoạch dự phòng của bạn xung quanh khung RAID (Rủi ro, Giả định, Sự cố, Phụ thuộc) hoặc Đăng ký Rủi ro. Sổ đăng ký này phải được tạo ngay khi dự án di dời được xác định và cập nhật liên tục - mọi rủi ro hoặc vấn đề tiềm ẩn phải được liệt kê, theo dõi và giải quyết khi dự án tiến triển
Chọn đối tác phù hợp cho việc di dời phòng thí nghiệm của bạn
Đối với các nhóm mua sắm và người quản lý phòng thí nghiệm đánh giá nhà cung cấp, một số cân nhắc thực tế có thể giúp thu hẹp phạm vi:
- Theo dõi hồ sơ với các dụng cụ chính xác- yêu cầu tài liệu tham khảo liên quan đến thiết bị tương tự như thiết bị của bạn (cân phân tích, máy quang phổ, thiết bị dây chuyền lạnh, v.v.)
- Chuyên môn về quy định và vật liệu nguy hiểm- xác nhận nhà cung cấp được chứng nhận vận chuyển các vật liệu phòng thí nghiệm nguy hiểm hoặc được quản lý trong khu vực của bạn
- Hỗ trợ CNTT và{0}}cài đặt lại- xác minh xem nhà cung cấp có thể kết nối lại và xác thực mạng công cụ sau khi di chuyển hay không hoặc liệu việc này có thuộc về nhóm nội bộ của bạn hay không
- Bảo hiểm- yêu cầu tài liệu về bảo hiểm cho các công cụ có giá trị-cao trong quá trình vận chuyển, không chỉ bảo hiểm vận chuyển hàng hóa tiêu chuẩn
Cách tiếp cận này có xu hướng hoạt động tốt đối với các tổ chức nghiên cứu, công ty dược phẩm và công nghệ sinh học, phòng thí nghiệm của trường đại học và cơ sở QC công nghiệp - về cơ bản là bất kỳ tổ chức nào mà thời gian ngừng hoạt động của thiết bị hoặc mất mẫu gây ra chi phí tài chính hoặc hoạt động thực tế.
Câu hỏi thường gặp
Bước đầu tiên trong việc di dời phòng thí nghiệm là gì?
-
Bước đầu tiên là thiết lập các quy tắc di dời rõ ràng - phân công trách nhiệm của nhóm, thu thập thông tin đầu vào nội bộ và xác định các biện pháp giảm thiểu rủi ro-trước khi di chuyển bất kỳ thiết bị nào.
Làm thế nào để bạn bảo vệ các mẫu phòng thí nghiệm trong quá trình di chuyển phòng thí nghiệm?
-
Các mẫu trong phòng thí nghiệm phải được vận chuyển bằng cách sử dụng-thiết bị và phương tiện được kiểm soát nhiệt độ, có quy trình xử lý nghiêm ngặt để duy trì các điều kiện bảo quản bắt buộc từ nơi gửi đến nơi đến.
Các dụng cụ thí nghiệm có cần được hiệu chuẩn lại sau khi di dời không?
-
Đúng. Hầu hết các thiết bị chính xác đều yêu cầu cài đặt lại, kết nối lại CNTT/mạng và xác minh hiệu chuẩn lại khi chúng đến địa điểm phòng thí nghiệm mới, lý tưởng nhất là được thực hiện bởi các kỹ thuật viên có trình độ.
Cần bảo hiểm gì khi vận chuyển thiết bị phòng thí nghiệm?
-
Các phòng thí nghiệm phải đảm bảo bảo hiểm chuyên dụng cho các thiết bị có giá trị-cao trong quá trình vận chuyển, tách biệt với bảo hiểm vận chuyển hàng hóa tiêu chuẩn vì các chính sách chung thường không bao gồm thiết bị chuyên dụng.
Việc di dời phòng thí nghiệm nên được lên kế hoạch trước bao lâu?
-
Việc lập kế hoạch nên bắt đầu càng sớm càng tốt - lý tưởng là trước vài tháng - để có thời gian cung cấp tài liệu quy định, điều phối nhà cung cấp và phát triển kế hoạch dự phòng dựa trên RAID-.
Việc di dời một phòng thí nghiệm tiềm ẩn nhiều rủi ro hơn nhiều so với việc di chuyển văn phòng thông thường và đối tác lập kế hoạch phù hợp sẽ tạo ra sự khác biệt có thể đo lường được trong kết quả. Nếu bạn đang chuẩn bị di dời phòng thí nghiệm và muốn có hướng dẫn phù hợp về cách xử lý thiết bị, tuân thủ quy định hoặc kế hoạch di dời tùy chỉnh,liên hệ với chúng tôiđể được tư vấn chuyên môn, hoặcyêu cầu báo giáđể thảo luận về giải pháp được xây dựng dựa trên nhu cầu cụ thể của phòng thí nghiệm của bạn.